L'actualité de Dominique Charmes

Vive les vacances ?

Voici venue la période estivale. Beaucoup de personnes sont absentes et les affaires françaises tournent au ralenti. Je dis bien les affaires françaises car le reste du monde tourne sans interruption.

Nous, du 14 juillet au 15 août, sommes nombreux à partir en vacances. Le pays se met en jachère. Aux dires de certains beaucoup sont déjà partis. Il y a un signe qui ne trompe pas à Paris, il y a des places pour se garer le long des trottoirs…

Le téléphone sonne moins souvent , voire pas du tout, dans les bureaux, le courrier arrive au ralenti et même les courriels se font rares. Ils sont remplacés par quelques cartes illustrées de photographies des lieux de villégiature de ceux qui nous sont proches et de messages d’absence sur le net.

Pour ceux qui restent fidèles au poste, ce temps est une occasion de réaliser des tâches mises de côté le reste de l’année. C’est le temps du rangement, celui de l’archivage et de la réflexion au calme. Nous rattrapons nos lectures en retard qu’elles soient professionnelles ou littéraires. Nous trions, jetons et redécouvrons ce qui a été mis de côté  « pour plus tard ». Il est amusant de voir tout ce qui peut être jeté après quelques semaines de mise à l’écart. N’hésitez pas. Faites un tri sévère. Il en va de votre confort à la rentrée.

Triez, classez, archivez, rangez ou réorganisez, trouvez une place pour chaque chose et éliminez de façon drastique tout l’inutile que vous avez gardé. Celui-ci envahi votre espace autant qu’il encombre votre esprit. Plus notre bureau est peuplé de documents plus notre esprit peine à se concentrer sur l’essentiel.

Organisez pour vous simplifier la vie. Mobilisez en vous tous vos côtés les plus cossards, toutes vos aptitudes à la paresse, toutes vos envies de flemmardises !

Enfin, vous pouvez vous laisser aller à penser votre organisation dans une optique de moindre effort

Voici pourquoi je vous propose une petite démarche pour éclaircir votre horizon au bureau :

-         Faites place nette sur votre bureau. Ne gardez que le minimum nécessaire. Inutile d’y disposer ciseaux, agrafeuse et une pléthore de gadgets. Ceux-ci vont distraire votre regard et prendre la poussière. Placez-les dans votre tiroir, en un geste ils seront accessibles et laisseront de la place libre pour travailler. Si vous avez des documents que vous souhaitez garder sous la main, regroupez-les dans un classeur qui sera facile à consulter. Pour ma part, j’y mets tous les « trucs » en attente : factures à payer, invitations ou cartons diverses pour les retrouver au moment de m’y rendre, documents auxquels je dois répondre, … ainsi ils ne traînent pas sur mon bureau et sont accessibles en un seul geste et en un coup d’œil je vois ce qu’il reste à faire.

-         Trouvez une place pour chaque chose en vous posant une simple question : à quelle fréquence je me sers de cela ? Si c’est plusieurs fois par jour, cet instrument ou document doit être accessible en un geste. Si c’est plusieurs fois par semaine, il faut lui trouver une place dans votre bureau. Si c’est une fois par semaine ou plusieurs fois par mois il peut être dans une armoire proche. Si c’est moins… en avez-vous besoin près de vous ? Une armoire plus lointaine suffira.

-          Pensez toujours face à un document papier : est-ce que je n’en dispose pas déjà dans mon PC ? Beaucoup de bases de données et d’informations sont accessibles en interne. Evitez les doublons papier d’autant que ceux-ci ne sont pas mis à jour en temps réel ce qui, normalement, est un des atouts des bases de données informatisées. Si vous constatez que les informations ne sont pas mises à jour, c’est un dysfonctionnement grave. Alertez les personnes en charge de ces informations.

-         Ecrémez vos dossiers papier. Enlevez les doublons, classez les documents par ordre chronologique, au besoin utilisez des sous chemises pour les regrouper selon vos besoins, faites une liste des documents contenus dans le dossier (il vaut d’ailleurs mieux le faire au fur et à mesure dans l’année pour les dossiers volumineux… mais nous sommes souvent pris par le temps).

-         Repensez votre classement de proximité. Limitez le nombre de documents autour de vous. Révisez vos règles de classement et appliquez-les sans état d’âme.

-         Scannez, archivez et privilégiez les versions numériques. Elles ont de gros avantages, elles sont toujours disponibles en un clic, elles ne prennent pas la poussière, ne sont pas gourmandes en place et sont protégées des lecteurs indiscrets.

-         Faites avec vos documents numériques le même tri. Les règles de classement s’appliquent aussi aux documents dans votre ordinateur. Les assistant(e)s savent que les ordinateurs sont maintenant des fourre-tout complétement envahis par des documents parasites : multiples brouillons (à éliminer après le choix de la version définitive), copie de documents dans de nombreux endroits différents (il faut alors repenser le système de classement et les chemins d’accès aux documents proposés), documents antédiluviens qui ont échappé aux archivages successifs, etc.

Attaquez-vous à vos placards avec les mêmes objectifs.

Il est bien connu depuis la loi de Douglas que : Dossiers et documents s'entassent jusqu'à remplir l'espace disponible pour leur rangement. Soyez sans pitié. Un dossier ou un document qui n’a pas servi depuis plusieurs mois ne doit pas être gardé sous le coude mais classé voire archivé et, pourquoi pas, même jeté (le fameux classement vertical).

Voilà quelques suggestions pour éclaircir votre rentrée. D’autant que ces grands rangements vont vous permettre, ou au personnel de nettoyage, un ménage « à fond» impossible dans un espace encombré.

Et pour la rentrée : je vous annonce une nouveauté !

Presque chaque année je crée un nouveau stage qui me parait correspondre à un besoin dans l’entreprise. Cette année, j’ai entendu de nombreuses fois évoquer un obstacle sérieux au développement de la carrière de certaines personnes. Vous savez comme je suis sensible à l’évolution de chacun et voilà que surgissait devant moi un frein rédhibitoire pour certains et pas de programme à mettre en place .

Cet obstacle se trouve dans la façon de communiquer au jour le jour dans les différentes circonstances qui émaillent la vie professionnelle.

Il provoque des rejets forts dans les équipes. Il prive de rendez-vous avec des clients ou de participation à certaines réunions. Il bride les chances de monter dans la hiérarchie. Il handicape dans le management. Il engendre des conflits.

Quelle horreur me direz-vous !

Mais quel est donc cet outil essentiel qui par son absence, provoque tant de désagréments !

Je ne vais pas vous faire languir plus longtemps, c’est le savoir-vivre et le savoir-être en entreprise. Je n’avais pas réalisé à quel point certaines personnes étaient handicapées par l’absence totale ou, plus souvent, partielle de la maîtrise des codes du savoir-vivre ensemble.

Alors voilà, dès la fin août (30 et 31), je vais animer une session qui s’intitule : «Maîtrisez les codes du savoir-vivre entreprise ».   Vous pouvez en découvrir le programme chez EFE Formation sous le code 815170. Voilà un nouvel outil de promotion personnelle en milieu professionnel.

Je vous donne rendez-vous à la rentrée chères lectrices et chers lecteurs et vous souhaite une belle période estivale.

Votre dévouée,

Dominique Charmes